EC-CUBE4 管理・運用マニュアル / 4.1.0 版

EC-CUBE4 管理機能

受注管理>受注一覧

受注一覧の概要

受注編集

EC-CUBE4の「受注一覧」機能について説明します。

販売している商品の注文が入った際に、注文者への支払い案内や商品配送の準備など、日常作業で一番良く使うメニューです。

画像は、受注データの編集画面ですが、複数の受注データから編集する受注データを検索抽出するのが受注一覧の画面です。

次項目の「受注管理>受注登録」は、この「受注データの編集」画面が空欄の状態で、電話注文などを受け付ける際にサイト管理者が注文者に代わって注文データを新規登録する機能です。

1.受注検索(受注データの検索)

受注検索(受注データの検索)

商品の注文が入ると、EC-CUBE4の受注管理の受注一覧に注文データが保存されて行きます。

ECサイトの管理運用では、この注文データを元に、注文者へのメール連絡や商品の配送作業を行います。

注文データの中から処理するデータを検索しますが、検索BOXの右にある「+」ボタンをクリックすると、データの検索条件を指定する項目が展開します。

受注検索(受注データの検索)

展開した検索条件項目から、編集したいデータを抽出します。

【検索条件項目】

  • 対応状況(新規受付、入金済み、対応中、注文取消し、発送済み、購入処理中、決済処理中、返品)
  • 注文者名
  • 注文者名(カナ)
  • 注文者会社名
  • メールアドレス
  • 電話番号
  • 注文番号
  • お問い合わせ番号
  • 出荷メール(未送信、送信済)
  • 支払方法
  • 注文日
  • 入金日
  • 更新日
  • お届け日
  • 購入金額
  • 購入商品名

の条件から目的の受注データを検索します。

受注管理では「対応状況」(ステータス)を登録する機能がありますので、処理作業が完了する毎に「対応状況」ステータスを切り替えた運用を行う事で、その注文が現状どの状態にあるのかが分かるようにすることができます。まとめて処理を行う際には、この検索条件の「対応状況」でデータ検索すると受注データが管理がしやすくなります。

※EC-CUBE4のステータスには「入金待ち」のステータスはありません。受注データの処理中であっても、一度ステータスを「対応中」で登録してしまうと、ステータスを「入金済み」に切り替える事は出来ません。入金が確認出来るまでの受注データは「新規受付」のステータスのまま保持しておく必要がありますが、日々新規オーダーは入りますので、入金の突合せの際は新規受付の中から探し出す必要がある為、やや使い辛いかもしれません。

ここはカスタマイズのご要望が多そうなポイントかもしれませんね。

「新規受付→入金済み→対応中・発送済み」というフローで処理を進めた場合は良いですが、注文者から何らかの連絡があり処理フローを一時中断しなければならないようなケースがあった場合、

「新規受付→対応中」や「新規受付→発送済み」という風に「入金済み」のステータスを飛ばして切り替えてしまった場合、「入金済み」のステータスに戻す事は出来ません。また、入金日も記録されません。

仮に、未入金のまま、「出荷済」としてしまった場合、その受注データは未入金のままの状態でステータスを変える事は出来なくなりますがEC-CUBE4の仕様の様です。

一般的な会計処理としては、入金日の記録は結構重要な記録だと思いますが、その記録が残らず、ステータスを戻す事も出来ないケースが発生するのは処理で困ることがあるかもしれませんが、現時点EC-CUBE4のデフォルト仕様のようですので、それに合わせた運用とするか、カスタマイズが必要になります。

入金ベースで月次処理を行うケースも多々ありますが、集計が合わない、という事は多発する可能性がありますので、締め処理の際は気を付ける必要があります。

ワンポイント

EC-CUBE4の管理画面対応ブラウザについては、EC-CUBE開発時点で「GitHub EC-CUBE/ec-cube Issue #204」において、

OS/ブラウザ

  • Windows7以降/InternetExplorer10以降、FireFox最新、GoogleChrome最新
  • Mac(OS X以降)/Safari 最新
  • iOS (7以降)/Safari 最新
  • Android (4.1以降)/標準ブラウザ 最新

となっています。

2016年にWindows7/8環境からWindows10にアップグレードされた環境もかなりの数があると思います。

WIndows10の標準ブラウザはIEではなく、EDGEになっていますが、EC-CUBE4はEDGEでの動作はあまり想定されていないのかもしれません。

管理機能面で、特に受注管理の検索条件の日付入力欄などについては、EC-CUBE4は何故かブラウザのUIに依存した形で作られていますので、利用するブラウザによってその表示動作の挙動が異なります。

受注検索での管理作業上、若干使い勝手が悪いのがブラウザにEDGEを利用している場合です。

MS EDGE

Microsoft EDGEブラウザのカレンダーUIで日付入力を行うと、EDGEのカレンダーUIには入力後のDelete(デリート)機能がありません。

例えば、検索条件で「受注日」「入金日」などの日付を条件入力した場合、その日付の条件を解除しようとした場合、項目個別にリセットする事が出来ませんので、EC-CUBE4の画面上にある、「検索条件をクリア」をするしかありませんが、検索条件として入力設定した条件の全てをクリアしてしまわなければならなくなってしまいます。

GoogleChrome

Firefox

GoogleChromeやFirefoxの場合、項目毎に入力日付をクリアする事が出来ます。

(上画像:GoogleChromeの日付入力、下画像:Firefoxの日付入力)

細かい所ですが、管理作業上、作業効率に少なからず影響が出るところですので、ブラウザのカレンダーUIを利用せず、別途、固定のjavascriptカレンダーUIを利用するなどのカスタマイズを行うのも一つの回避策となります。※EC-CUBE4が持っているjavascript内にもカレンダーUIがあったかと思うのでそちら側を利用するの良いかもしれませんね。

受注データ検索

条件を何も指定せず、「検索する」ボタンをクリックすると、受注データ全件が一覧表示されます。

処理したい受注データの「出荷メール送信」「納品書出力」「出荷済にする」のアイコンをクリックして、その注文についてダイレクトに処理を行う事が出来ます。

2.受注データの編集(ステータスの切替登録)

受注ステータス切り替え

注文が入った直後は、その注文データは「新規受付」の状態となっています。

ユーザーにはEC-CUBE4から「注文の控えメール」が自動送信された状態です。

EC-CUBE4の受注処理はステータスを切替で注文に対する状態がどのようになっているかを把握しやすくなるようになっています。

受注ステータスの種類は下記が用意されています。

受注ステータス

【新規受付時のステータス】(対応状況)

  • 新規受付
  • 入金済み
  • 対応中
  • 注文取消し
  • 発送済み

注文された商品が、入荷待ちとなるような場合、上記ステータスの中から選択するとすれば、「対応中」を選ぶと思いますが、「入金済み」にする前に、「対応中」に切り替えてしまった場合、「入金済み」とする事が出来なくなる為、入金日を記録しないまま「出荷済」とするしかありませんので、入金日を記録したい場合は、「新規受付」のまま保持させておくしかありません。

入金確認が取れ、商品発送後にステータスを「発送済み」に切り替えます。

【入金済み時のステータス】(対応状況)

  • 入金済み
  • 対応中
  • 注文取消し
  • 発送済み

【対応中のステータス】(対応状況)

  • 対応中
  • 注文取消し
  • 発送済み

【注文取消しのステータス】(対応状況)

  • 対応中
  • 注文取消し

注文取消しのデータは「対応中」に戻す事で、「出荷済」とすることが出来ます。

【発送済みのステータス】(対応状況)

  • 発送済み
  • 返品

3.受注データの編集(注文内容の変更)

注文を受け付けた内容について、ユーザー側からの商品変更の要望や在庫切れなどで、注文データの内容を変更しなければならない場合がありますが、その場合、注文データを開いて、注文情報を編集します。

ここでは、注文商品の変更を例に説明します。

注文商品の変更

編集したい受注データの「編集」画面を開き、注文されている商品データや支払方法、送料などを編集するか、または「商品の追加」ボタンで商品検索ウィンドウを開き、EC-CUBE内に登録されている商品を検索して表示された商品一覧の「決定」をクリックして商品を追加します。

受注商品データを編集後は、「計算結果の更新」ボタンをクリックして、合計金額の再計算を行います。

注文商品の追加

注文商品の追加

ワンポイント

商品や支払方法、送料など、受注データを変更した場合、後々、どのような理由で何をへんこうしたかを忘れないように、項目の一番最後にある「ショップ用メモ欄」にメモ入力しておくことをお勧めします!

この「ショップ用メモ欄」はサイト運営者のみにしか表示されない情報です。

※ユーザー側に送信するメールやユーザーのマイページなどにはどこにも表示されないメモ情報です。

4.受注メールの送信

受注ステータス(対応状況)を切り替える前に、各対応状況に応じたメール案内を注文者に対し送信する必要がありますが、EC-CUBEでは、受注データ毎に定型メールを送信し、そのメールが履歴として受注データ内に残るようになっています。

送信するメールは、自店舗の取引ルールに応じた運用フローを構築しますが、一般的には、入金口座の案内メール、入金確認メール、商品発送と発送伝票番号のお知らせメールなどになります。

受注メールの送信機能

メール通知をしたい受注データの「メールを作成」をクリックして、メール送信画面を表示します。


メールの編集

メールテンプレートを選択し、定形文として登録されたヘッダー、フッターを呼び出し、必要があればそのヘッダーまたはフッター部分に、連絡事項や案内文章などを追記して、メール送信します。

呼び出すメールテンプレートのフッター、ヘッダーの定形文の登録編集はマニュアルメニュー項目の「設定>店舗設定>メール設定」を参照ください。


メールの編集

メールの編集

メールテンプレートを呼び出すと、登録済のフッター、ヘッダーの定形文が表示されます。


メールの編集

案内したい文章などを追記します。

画像は参考として、振込先の口座情報を入力した例です。


※これらの固定の情報も予めテンプレートに登録しておくのも一つの方法ですが、EC-CUBE4デフォルトでは「ご注文ありがとうございました」のメールテンプレートが一つしか用意されていませんので、このテンプレート内に、銀行口座情報を記載した場合に問題となるのは、送料などを再計算しなければならないケースなどの場合に、注文者が注文した時点で自動返信される注文控えメールに振込先情報が記載されますので、支払金額不足や過払いなどのまま、直ぐに振り込まれてしまう場合があり、返金手続きや不足分の請求などかなり面倒な事になります。

現状のEC-CUBE4では「入金待ち」というステータスが無くなっていますので、受注後の自動返信メール以外で後から銀行口座を知らせるというような運用フローは想定されていません。


メールの編集

メールの編集

メールの編集後、「送信内容を確認」ボタンで、メール全文がプレビュー表示しますので、内容を再確認後、問題なければ「メール送信」ボタンでメールを送信します。

メール送信完了後は、送信したメールが「メール配信履歴」欄に一覧として履歴が残ります。

ワンポイント

メールのヘッダー、フッターに追記する文面としては、例えば、「振込先の口座情報」や「発送伝票番号」などになるかと思います。

毎回、それらの文面を一から入力するのも手間になったり、記載漏れを起こしてしまう可能性もありますので、メール設定でメールテンプレートを登録する際に、必要事項を予め全パターンでヘッダー、フッターなどに記載しておき、実際にメール編集送信する際には、発送番号のみ入力して、不要な文面を削除する。という方法が良いかもしれません。

【発送伝票番号を連絡する場合のメール定形文参考例】

-------------------------------

【配送伝票番号】
郵便:https://trackings.post.japanpost.jp/services/srv/search/input
ヤマト運輸:https://toi.kuronekoyamato.co.jp/cgi-bin/tneko
宅急便:0-0-0
レターパックライト:0-0-0
※配送業者の集荷タイミング等により番号の反映が遅れる場合がありますのでご了承ください。

-------------------------------

という風に、予め全ての配送方法と追跡サービスURL、番号ダミーのような文面をテンプレートに登録しておき、メール送信の際にその受注に合わせて、不要な配送方法の文章を削除する。というような方法だと、毎回同じ文面にすることが出来ますし、記載漏れが発生する事防げます。

受注管理データのCSV運用

受注管理での主な日常作業は注文の処理ですが、その処理の中で、商品の出荷をする場合の発送伝票の作成作業が必須になります。

受注の日量が少ないうちは、管理画面での個別作業と伝票手書きなどでも可能ですが、売上や利益を上げる為にECサイトを運営するのであれば、毎日処理しなければならないデータや出荷しなければならない荷物がどんどん増えていくようになります。

そうなってくると、管理画面で1件ずつ処理作業をするのは非常に非効率的になりますので、必要な項目情報だけをCSVデータで抜き出して、EC-CUBE外のソフトウェアなどにデータインポートによる一括処理などをして管理作業の効率化をします。

EC-CUBE4では受注データについて、「受注CSV」「出荷CSV」という2種類のCSVデータを出力する事が出来ます。

「受注CSV」は月次処理などで売上の集計などに利用したり、「出荷CSV」は配送伝票の作成などに利用出来るようになります。

受注メールの送信機能

【受注管理CSVメニュー】

  • 受注CSVダウンロード
  • 出荷CSVダウンロード
  • 受注CSV出力項目設定
  • 出荷CSV出力項目設定

受注、配送、双方にCSV出力項目を設定する事が出来ますので、外部システムなどのCSVインポートデータフォーマットに合わせたCSV項目に設定しておくことで、出力したデータの伝票作成処理など一括処理が楽になります。

尚、出力項目設定をクリックすると、メインメニューの、「設定>店舗設定>CSV出力項目設定」に遷移しますので、CSV出力項目設定の管理機能で予め項目を設定しておきます。

本マニュアルサイトの「設定>店舗設定>CSV出力項目設定」メニューを参照ください。


受注CSVフォーマット

参考例ですが、受注フォーマットを売上管理に利用する場合、必要最小限のデータのみを出力項目と項目の並び順を外部システムのインポート形式に合わせて設定します。

【受注データ項目(デフォルト設定)】

  • 注文ID
  • 注文番号
  • 会員ID
  • お名前(姓)
  • お名前(名)
  • お名前(セイ)
  • お名前(メイ)
  • 会社名
  • 郵便番号
  • 都道府県(ID)
  • 都道府県(名称)
  • 住所1
  • 住所2
  • メールアドレス
  • TEL
  • 性別(ID)
  • 性別(名称)
  • 職業(ID)
  • 職業(名称)
  • 誕生日
  • ショップ用メモ欄
  • 小計
  • 値引き
  • 送料
  • 税金
  • 合計
  • 支払合計
  • 対応状況(ID)
  • 対応状況(名称)
  • 支払方法(ID)
  • 支払方法(名称)
  • 受注日
  • 入金日
  • 注文詳細ID
  • 商品ID
  • 商品規格ID
  • 商品名
  • 商品コード
  • 規格名1
  • 規格名2
  • 規格分類名1
  • 規格分類名2
  • 価格
  • 個数
  • 税率
  • 税率ルール(ID)
  • 明細区分(ID)
  • 明細区分(名称)
  • 配送ID
  • 配送先_お名前(姓)
  • 配送先_お名前(名)
  • 配送先_お名前(セイ)
  • 配送先_お名前(メイ)
  • 配送先_会社名
  • 配送先_郵便番号
  • 配送先_都道府県(ID)
  • 配送先_都道府県(名称)
  • 配送先_住所1
  • 配送先_住所2
  • 配送先_TEL
  • 配送業者(ID)
  • 配送業者(名称)

【受注データ項目(参考設定)】

  • 注文ID
  • 会員ID
  • ショップ用メモ欄
  • 小計
  • 値引き
  • 送料
  • 税金
  • 合計
  • 支払合計
  • 対応状況(名称)
  • 支払方法(名称)
  • 受注日
  • 入金日
  • 発送日
  • 商品名
  • 商品コード
  • 規格分類名1
  • 規格分類名2
  • 価格
  • 個数
  • 税率

のように、金額のみが把握できるようなデータ項目として、出力するように設定します。


配送CSVフォーマット

参考例ですが、配送フォーマットを利用して、伝票作成ソフトのCSVインポート機能などで、発送伝票作成を一括出力したり、運送業者のサービスなどのシステム利用で、CSVを送信したりする場合に便利な機能です。

【配送データ項目(デフォルト設定)】

  • 注文ID
  • 会員ID
  • お名前(姓)
  • お名前(名)
  • お名前(セイ)
  • お名前(メイ)
  • 会社名
  • 郵便番号1
  • 郵便番号2
  • 都道府県(ID)
  • 都道府県(名称)
  • 住所1
  • 住所2
  • メールアドレス
  • TEL1
  • TEL2
  • TEL3
  • FAX1
  • FAX2
  • FAX3
  • 性別(ID)
  • 性別(名称)
  • 職業(ID)
  • 職業(名称)
  • 誕生日
  • ショップ用メモ欄
  • 小計
  • 値引き
  • 送料
  • 税金
  • 合計
  • 支払合計
  • 対応状況(ID)
  • 対応状況(名称)
  • 支払方法(ID)
  • 支払方法(名称)
  • 受注日
  • 入金日
  • 発送日
  • 配送ID
  • 配送先_お名前(姓)
  • 配送先_お名前(名)
  • 配送先_お名前(セイ)
  • 配送先_お名前(メイ)
  • 配送先_会社名
  • 配送先_郵便番号1
  • 配送先_郵便番号2
  • 配送先_都道府県(ID)
  • 配送先_都道府県(名称)
  • 配送先_住所1
  • 配送先_住所2
  • 配送先_TEL1
  • 配送先_TEL2
  • 配送先_TEL3
  • 配送先_FAX1
  • 配送先_FAX2
  • 配送先_FAX3
  • 配送業者(ID)
  • 配送業者(名称)
  • お届け時間ID
  • お届け時間(名称)
  • お届け希望日
  • 送料ID
  • 送料
  • 発送日
  • 配送商品ID
  • 商品ID
  • 商品規格ID
  • 商品名
  • 商品コード
  • 規格名1
  • 規格名2
  • 規格分類名1
  • 規格分類名2
  • 価格
  • 個数

【配送データ項目(参考設定)】

  • 注文ID
  • メールアドレス
  • 配送先_お名前(姓)
  • 配送先_お名前(名)
  • 配送先_会社名
  • 配送先_郵便番号1
  • 配送先_郵便番号2
  • 配送先_都道府県(名称)
  • 配送先_住所1
  • 配送先_住所2
  • 配送先_TEL1
  • 配送先_TEL2
  • 配送先_TEL3
  • お届け時間(名称)
  • お届け希望日
  • 送料
  • 商品名
  • 商品コード

のように、どの商品を何個、どこに発送すればよいのか、また、支払い方法通りに決済されたものかどうか、が把握できるデータが出力出来れば良いと思います。

ワンポイント

出力後に、実際に配送伝票の作成に必要なデータのみを残したデータを作成します。

上記例は、極端な例で最低限、発送先の「住所」「氏名」「TEL」「商品名」だけでも配送伝票は作成、商品はお届けできる。という例ですが、支払が終わっているか?に発送する商品は何か?など発送梱包時のピッキング作業などには必要な情報がまた違うと思いますので、どのような作業で最低限どのような情報が必要なのかを自店舗の運用フローに合わせて検討する事が必要です。

執筆協力パートナーご紹介

株式会社シロハチ

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