終わらないFAXと転記作業…BtoB受発注の現場が抱える「痛み」と解決への第一歩

朝出社すると、FAXトレイには取引先からの注文書が山のように積まれている。それらを1枚ずつ確認し、手書きの文字を解読しながら基幹システムやExcelへ手入力していく。在庫が足りなければ電話で納期を調整し、得意先ごとの特殊な値引き条件を過去の台帳から探し出す。
BtoB受発注の現場では、こうした「システム化されないアナログな業務」が今も日常の風景として続いています。決して怠慢でデジタル化を避けているわけではありません。「取引先にはFAXで送る事情がある」「うちの複雑な商流に対応できるシステムがない」といった合理的な理由があるからこそ、現場の担当者が自らの手作業で業務を回し続けているのです。
本記事では、BtoB受発注の現場が抱える行き詰まりの構造を紐解き、現場にも取引先にも負担をかけない「やり方を変えない受注のデジタル化」という第一歩となる解決策を解説します。

終わらないFAXと転記作業…BtoB受発注の現場が抱える「痛み」

FAX・電話・メール・Excelなど“人の手”に依存するアナログ業務

BtoB受発注の現場において、注文の入り口はFAX、電話、メール添付のExcel、営業担当者への直接連絡など、多岐にわたります。これらバラバラの媒体で届いた注文情報を、最終的に自社の基幹システムや販売管理システムに統合するためには、多くの場合、「人が手で打ち直す」という転記作業が発生します。注文の受付から入力までに膨大な時間が費やされ、担当者は本来の業務である顧客対応や提案活動に時間を使えなくなっています。

手入力・二重入力によるヒューマンエラーと確認作業の連続

人の手を介する作業工程では、どれだけ注意を払ってもヒューマンエラーを完全にゼロにすることはできません。品番の入力間違い、数量の桁違い、FAXの文字の読み間違いなどが頻発し、そのたびに確認の電話や修正処理に追われることになります。さらに、営業部門のExcel管理と物流部門のシステム入力といった「二重入力」が常態化している現場では、データが一致しない原因の究明に多くの労力が割かれています。

「あの人しか分からない」担当者依存（属人化）の常態化

手作業を中心とした受発注業務は、ベテラン担当者の記憶や経験に依存しがちです。「この取引先はいつもこの代替部品で対応している」「この得意先には特別な掛け率が適用される」といった例外的なルールがシステム化されず、担当者の頭の中にしか存在しないケースは珍しくありません。結果として「あの人が休むと業務が回らない」という深刻な属人化を引き起こしています。

なぜBtoBの受発注業務はシステム化が進まず複雑になるのか？

得意先ごとに価格・割引率・取引条件が大きく異なるため

BtoBの受発注業務が複雑になる大きな理由は、取引先ごとに異なる独自の条件が存在することです。長年の付き合いによる特別値引き、代理店階層に応じた掛け率の違い、大口契約によるロット別価格など、BtoC（一般消費者向け）のように「全員に同じ価格で売る」という単純な仕組みが通用しません。汎用的なシステムではこの複雑な条件を表現しきれず、結局手作業に頼らざるを得ない構造があります。

「見積 → 受注 → 出荷 → 請求」の工程が長く関係部署が多い

BtoBの取引は単なる「注文と決済」では完結しません。事前の見積発行から始まり、社内の与信審査、部門長による承認フロー、在庫引当、分割納品、そして月締めの請求処理に至るまで、工程が長く多岐にわたります。営業、業務、物流、経理といった複数の部署が関与するため、一部の工程だけをシステム化しても、部署間の連携部分でアナログな調整作業が残ってしまいます。

商品点数が多く、在庫や出荷状況と密接に連動するため

産業機器や業務用機器のメーカーにおいては、扱う商品や保守部品の点数が数万から数十万アイテムに及ぶことも珍しくありません。膨大な商品マスターの管理に加え、リアルタイムの在庫状況や製造リードタイム、代替品の有無などを正確に把握しながら受注を受ける必要があります。基幹システムと深く連動した高度な仕組みが求められるため、手軽なWeb受発注ツールの導入を躊躇させる要因となっています。

取引先（発注側）のITリテラシーや既存のやり方を変えられない壁

自社がどれほどデジタル化を進めたくても、「発注側である取引先の事情」という強固な壁が存在します。取引先にも長年使い慣れた自社システムや帳票があり、「指定のFAX用紙でなければ発注できない」「Web画面からの入力作業は現場の負担になる」といった声が上がります。取引先に負担を強いてまで自社のシステム都合を押し付けることは難しく、結果としてレガシーな受発注業務が維持されることになります。

アナログな受発注を「現状維持」し続けることの隠れたコスト

ミス対応やイレギュラー処理に追われる管理部門の疲弊

アナログな受発注業務を続ける最大のコストは、人件費と現場の疲弊です。一見すると「今ある人員でなんとか回っている」ように見えても、その実態は、入力ミスによる返品交換の手配やFAXの不鮮明な文字の問い合わせなど、生産性を生まない「後始末」に多くの時間が奪われています。
さらに近年では、インボイス制度や電子帳簿保存法への対応がこの疲弊に拍車をかけています。紙やFAXで届いた帳票を目視で確認し、法令要件を満たすようにスキャンして手作業でデータ保存する手間は、ただでさえ忙しい管理部門の大きな負担となっています。転記や確認作業に費やされる時間は、そのまま目に見えない放置コストとして企業に重くのしかかっています。

担当者の休職・退職時に業務が停止する重大なリスク

独自の例外処理や過去の経緯が担当者の頭の中にしかない属人化した現場では、その担当者が病気で休職したり、退職したりした際に業務に大きな支障をきたすリスクを抱えています。引き継ぎのマニュアルすら存在しない、あるいはマニュアル化できないほど複雑な判断を伴う業務は、企業の事業継続性（BCP）の観点から見ても非常に危険な状態と言わざるを得ません。

誤受注や欠品、対応遅れによる取引先からの信用低下

手作業によるミスや対応の遅れは、社内の問題にとどまらず、取引先からの信用低下につながる恐れがあります。誤った部品を納品して顧客の生産ラインを止めてしまったり、在庫確認の電話に時間がかかって納期回答が遅れたりすれば、次の発注は競合他社へ流れてしまうかもしれません。現状維持は安全な選択ではなく、競争力を徐々に失っていくリスクを伴っています。

汎用システムでは解決しない？Web受発注化の「行き詰まり」

SaaS型・パッケージ型・フルスクラッチの比較とそれぞれの限界

受発注のデジタル化を検討する際、多くの企業がシステム選びで壁に直面します。自社の業務に最適なシステムはどの方式で構築すべきなのか、まずは基本的な選択肢を整理します。

受発注のWeb化には、SaaS型（低コスト・短期間だが仕様に業務を合わせる必要がある）、パッケージ型（設定範囲内でカスタマイズ可能）、フルスクラッチ開発（自由だが数千万円規模・半年以上）、そしてOSSベースの構築（EC-CUBEなどを土台に業務要件へカスタマイズする中間的な方式）の4つの選択肢があります。取引先ごとの価格条件や基幹システム連携など、SaaSの標準機能を超える要件がある場合はOSSベースが有力な選択肢になりますが、SaaSより構築期間と初期費用は大きくなります。

独自の商流に対応できず、結局システムの外でExcelとFAXが復活する罠

BtoB受発注システムを選定する際、カスタマイズの柔軟性や既存の基幹システム連携の容易さが重要な比較基準となります。手軽に導入できるSaaS型は、見積管理・受注管理・在庫引当・請求管理といった「標準的な基本機能」は一通り揃っており、システムの仕様に業務を合わせられる企業には適しています。しかし、BtoBの現場には、得意先別の複雑な掛け率、代替品番の案内、独自の承認フローといった「標準機能には収まらない、どうしても曲げられない例外処理（カスタマイズ要件）」が存在します。これらを無理に標準システムに押し込もうとすると、システムで処理できない部分を補うために、結局システムの外でExcelやFAXによる管理が復活してしまいます。結果として、システムと手作業の二重管理に陥るという本末転倒な事態を招きます。
※ 構築方式のより詳細な比較については、製造業・BtoB向け受発注システムおすすめ徹底比較！SaaSの限界と選び方をご覧ください。

フルスクラッチ開発の膨大なコストと、OSSベース構築という選択肢

自社の複雑な商流をすべてシステム化するために、ゼロから自社専用のシステムを作る「フルスクラッチ開発」を検討する企業もあります。しかし、要件定義からシステム構築、テスト、本番稼働に至るまで半年から1年以上という長大な導入期間と数千万円規模の莫大なコストがかかり、保守の負担も大きいため導入のハードルが高いと言えます。
そこで、SaaSの手軽さとフルスクラッチの自由度を両立する「OSSベース構築」が有力な選択肢として浮上します。ゼロから作るのではなく、既存の強固な基盤を土台にしながら、自社独自の業務要件に合わせてカスタマイズしていくアプローチです。

第一歩として有効なのは「業務のやり方を変えずに、媒体だけをデジタルに置き換える」こと

取引先にはFAXのままでいてもらう「FAX受注自動化」から始める

受発注のデジタル化において、現場や取引先から強い反発が生まれる根本的な原因は「これまでのやり方を変えること」にあります。通常のシステム導入ステップでは、社内テストの後に「取引先への案内」「スムーズな移行・周知期間」といった高いハードルが待ち受けていますが、やり方を変えなければこれらの反発や手間を抑えられます。
第一歩として有効なのは、取引先にはこれまで通りFAXで注文書を送ってもらい、受け取る自社側の媒体だけをデジタルに置き換えることです。AI-OCR（手書き書面のデジタル化）などを活用してFAX受注を自動化すれば、取引先への面倒な案内や本番稼働に向けた移行プロセスをスキップし、取引先に負担をかけることなく自社の入力作業や転記ミスを大幅に削減できます。実際に、取引先のやり方を変えずにFAX受注の自動化から着手し、成果を上げている事例があります。

注文件数の多い取引先に絞ったFAX自動化の事例

太陽油脂株式会社では、月に平均4,000件のFAX注文があり、データ入力とチェックを含めた受注業務が作業時間の56％を占めていました。同社はAI-OCR製品「スマートOCR」を選定し、FAX取引のある約250社のうち注文件数の多い上位40社に限定して専用テンプレートを作成し運用を開始しました。受信した受注FAXを自動仕分けし、テキスト化してRPAで基幹システムへ自動入力するフローを構築した結果、約80時間の工数削減を達成し、ヒヤリハット件数も導入前の2019年度の年間106件から2022年度には8件へ減少しています。
出典：スマートOCR 導入事例

発注側のFAX仕様を変えずに受注側システムへ連携した事例

株式会社リカ・インターナショナルは、大手飲食チェーン（発注側）と大手食品会社（受注側）の直接取引において、発注側の「FAXのみ」という仕様と受注側の「CSV取り込み必須」という要件を繋ぐフロー構築に介入しました。短納期で大量のFAX注文を手作業でCSVデータ化するには最低5名が必要と試算されていましたが、「スマートOCR」を導入し、送信されたFAXを自動で読み取って指定フォーマットのCSVに変換し、受注側のシステムへ自動格納する仕組みを構築しました。これにより手作業の時間が短縮され、専用システム構築の想定コストと比較して運用費を約10分の1に圧縮しています。
出典：スマートOCR 導入事例

ここで生まれる受注データが、将来の拡張へ続く階段の一段目になる

やり方を変えずに媒体をデジタル化することで、これまで紙として消費されていた注文情報が「デジタル化された受注データ」として蓄積されるようになります。このデータ化こそが、非常に重要な意味を持ちます。
蓄積されたデータは、将来的に在庫の最適化、アフターサービス部門の収益化、そして稼働データと連携した予兆コマースへと続く「階段の一段目」になります。最初から高度なシステム化を狙うのではなく、足元のFAXをデータに変えることが、無理のない着実なデジタル化への道筋です。

業務にシステムを適応させるWeb受発注基盤「EC-CUBE Enterprise for AfterMarket」

SaaSの課題を補う、自社の商流に合わせた「持ち家」の強み

「EC-CUBE Enterprise for AfterMarket」は、産業機器・業務用機器メーカー向けの保守部品販売・BtoB受発注DXプラットフォームです。SaaSのように「システムに業務を合わせる」のではなく、代理店商流・顧客別の取引条件・既存基幹システムとの連携など、自社固有の商流に合わせて構築できる「業務適応型コマース基盤」であることが大きな特長です。
また、特定のベンダーに依存せず、機密性の高い顧客データや取引データを自社の「デジタル資産（持ち家）」として安全に保護・蓄積できる点も、企業間取引において重要な強みとなります。

現場の負荷を大幅に下げる特化機能（FAX受注自動化・パーツセレクター）

既存のFAX受注の仕組みを変えずに始められる「FAX受注自動化（AI-OCR）」に対応しており、取引先にWeb発注を強制することなく、自社の入力作業を自動化できます。
また、図面やBOM（部品表）の情報を読み取り、設計意図に合った最適な部品の選定や、既存の標準部品とのマッチングを自動で行う「パーツセレクター」機能により、部品特定の属人化の解消を支援します。

納入機器と適合部品の紐づけで、問い合わせ対応の負荷を軽減

顧客ごとの納入機器情報と、それに適合する保守部品を紐づけて管理することが可能です。機種・型番・仕様による違いを踏まえて、顧客や代理店が専用のマイページ等から必要な部品をスムーズに探し出せる画面を提供することで、「この機械に合う部品はどれか」といった電話やメールでの問い合わせ対応の負荷を大幅に軽減します。

代理店商流・顧客別条件への対応と、基幹システム（ERP）連携による二重入力の削減

BtoB特有の複雑な条件にも柔軟に対応します。代理店商流、取引先階層、顧客別価格、部門内承認など、企業ごとの商習慣に合わせて構築できるため、既存の取引ルールを維持しながら段階的にデジタル化を推進できます。「A社にはこの価格を見せる」「発注には部門長の承認を必須とする」といった細やかなアクセス権限管理も、自社の運用そのままに再現可能です。
さらに、既存の基幹システム（ERP）と深く連携することで、リアルタイムな在庫連携や見積発行、受注データのシームレスな同期を実現し、システム間での手入力や二重入力の手間を大幅に削減します。

【将来の拡張】受注データを活かした「予兆コマース」への展開

同じ基盤の上で、将来的な拡張を見据えた展開も可能です。設備・機械の稼働データとAIの予兆検知を組み合わせ、異常の兆候から保守部品・消耗品の見積・受注に自動的につなげる「予兆コマース」の基盤としても機能します。顧客の生産ラインの停止リスクを抑える高度なアフターサービス網を、第一歩のデジタル化の延長線上で実現できます。

複雑な商流のデジタル化を支える豊富な実績（EC-CUBE導入事例）

国内シェアNo.1※のEC構築基盤であるEC-CUBEは、BtoB・商流デジタル化の領域でも豊富な実績を持っています。以下は、複雑な業務要件をシステムに適応させた構築事例の一部です。
※ 独立行政法人情報処理推進機構「第3回オープンソースソフトウェア活用ビジネス実態調査」による

約1万アイテムのBtoB受発注網の刷新事例

UCCコーヒープロフェッショナル株式会社様では、約1万アイテムに及ぶ業務用食材のBtoB受発注網を刷新。全国の複数倉庫からの自動出荷最適化や、メーカー直送品の自動仕分けなど、複雑な商流を支える堅牢な受発注基盤を構築しています。

基幹・倉庫データ連携のBtoB Web受発注事例

オフィスコム株式会社様では、基幹システムおよび倉庫管理システムとの自動連携を実現。在庫状況と納期を正確に反映し、BtoB取引における物流と販売のシームレスな統合を達成しています。

複雑な商流（自動見積・ロット別価格）のデジタル化事例

敷島産業株式会社様では、BtoB特有のロット別価格や、仕様に応じた自動見積機能を実装。遠方顧客へのアプローチ強化や新規顧客開拓のツールとして、顧客の利便性を高めるECサイトを構築しています。

加盟店管理を含む大規模運用の事例

株式会社ダスキン様では、全国の加盟店と連携したデジタル接点の基盤として活用。異なるカテゴリの商品のカート統合や、加盟店の入力による会員の自動ランクアップなど、ソースコードを自由に触れるカスタマイズ性を活かし、独自の業務要件をシステムに落とし込んでいます。

業務整理から任せたい場合は専門家が伴走する「EC-CUBE Industry Experts」

自社の複雑な受発注業務をどのようにシステムへ落とし込むべきか、社内だけで要件をまとめるのは容易ではありません。また、システム選定から要件定義、社内調整、テスト運用、そして本格稼働に至るまでの重たい導入フローを、情報システム部門や現場の担当者だけで推進するのは大きな負担となります。
「システムは作れるが業務が分からない」という一般的なシステムベンダーに依頼すると、現場の意図とずれた使いにくいシステムができあがるリスクがあります。
EC-CUBE Industry Expertsは、業界実務を知る専門家が、事業の目的から業務課題と実現方針を整理し、BtoB受発注システムの構築まで一気通貫で伴走する支援サービスです。システム導入において業務に精通したサポート体制の有無は成否を分ける選定ポイントとなります。現場のヒアリングや要件定義の段階からプロフェッショナルが入り、「まずはFAX自動化から小さく始める」といった失敗のリスクを抑えた導入ステップを描くことで、社内調整の負担を減らし、着実なデジタル化を実現できます。

まとめ：受注のデジタル化で現場の疲弊を軽減し、次の成長へ

BtoB受発注の現場にFAXや電話、手入力の転記作業が残っているのは、決して怠慢ではありません。取引先の事情や独自の複雑な商流という合理的な理由があるからです。だからこそ、デジタル化の第一歩は「汎用システムに業務を合わせる」ことではなく、「やり方を変えずに媒体だけをデジタルに置き換える」アプローチが有効です。
自社の商流に合わせて構築できる業務適応型の基盤を選ぶことで、現場の負担を軽減し、蓄積された受注データを将来の成長へとつなげることが可能になります。
「取引先にはFAXのままでいてもらいたい。でも社内の入力作業はなくしたい」——その第一歩がどう実現できるのか、ビフォーアフターを図解した資料をご用意しています。上司や情報システム部門への共有用に、そのまま転送してお使いいただけます。入力はメールアドレスのみです。
FAX・電話・紙の受発注がWebでどう変わるか、機能ごとの実現イメージをまとめた図解資料を、画面のフォームからお受け取りいただけます（入力はメールアドレスのみ）。